о TUTOS

Как известно, самым сложным видом человеческого творчества является творчество коллективное. Ведь, само это понятие подразумевает проявление чего-то индивидуального, неповторимого. А значит предстоит совместить несколько неповторимых граней, конфликтующих принципов, убеждений, начинаний. Можно-ли построить здание из неодинаковых по-форме и размеру кирпичей? Как показывает жизнь - можно, но очень сложно. Вот по-этому организация работы группы людей, является задачей не тривиальной, под силу не каждому.

Может быть вы сталкивались с ситуацией, когда определенная задача, что-называется подвисала, на каком то этапе разработки, про нее забывали аж до самого последнего момента. В пример, можно поставить и противоположный случай - несколько сотрудников заняты выполнением одной и той-же задачи, не догадываясь про это.

Сколько драгоценного времени потеряно? Я не говорю уже о таких важных вещах, как общая адресная книга или доска объявлений.

Теперь вопрос. Видели как бежит леопард? Бежит он быстро и грациозно. И все потому, что движения его тела слаженны, выверены, синхронны. А если-бы одна из лап прекрасного хищника вдруг начала передвигаться сама-по-себе? Смешно :-)? Вот в этом и состоит настоящий организаторский талант - создать из группы индивидумов единое целое, единый организм. И что нам в этом может помочь? Правильно, программный комплекс по организации групповой работы.

 

В последнее время очень популярным стало использование CRM-программ (Customer Relationship Management или систем управления взаимоотношением с клиентами). И хотя название говорит само за себя, обычно такие программы обладают достаточной степенью универсализма, что позволяет использовать их в различных областях человеческой деятельности. Мне известно несколько коммерческих разработок, в том числе и украинских, обладающих большими возможностями и значительной функциональностью. К сожалению за это нужно платить. И думаю, многих руководителей мучает вопрос? А не будут ли это деньги выброшенные на ветер, а насколько эта программа окупиться, готов ли мой коллектив к новой философии организации работы и т.п. К сожалению демо-версии программ, предоставляемых разработчиками данного ПО, не позволяют на все сто смоделировать реальную ситуацию, а значит сомнения, все-таки остаются...

Пробуем на вкус

Нет лучшего способа получить представление о чем-либо, чем практический опыт. И хотя зачастую это приводит к поверхностным знаниям предмета, все-же такая наука нескучная, пробуждающая интерес. Вот и сейчас, я намеренно перенес информацию об установке и настройке TUTOS в конец статьи (потом покажете ее своему системному администратору). А следующий материал покажет, что именно может эта система, удобно-ли с ней работать, совместима ли ее структура с организацией работы в вашем офисе.

Ситуация N1: Поиск адресов

Использование адресной книги с адресами, телефонами и другой информацией о людях и компаниях приветствуется в любой организации. Естественно ее вначале нужно "набить". Как это сделать в конце статьи. А дальше все просто. Входите в систему, в левой части окна (фрейме) щелкаете по ссылке "Адреса". Возникнет диалог, производящий поиск по адресам людей и компаний. Если вы ничего не введете в текстовом поле, то результат поиска - все существующие адреса. Чтобы ограничить результат, можно ввести целое слово или несколько букв из имени или фамилии персоны.

Ситуация N2: Нить Ариадны

Если ваш вестибулярный аппарат не предназначен для перемещения в пространстве гиперссылок, не отчаивайтесь. Выйти из тупика или очарованного круга можно с помощью специальной ссылки, которая всегда находиться в левой части программы. Эта ссылка носит ваше имя. То есть, если в системе вы зарегистрированы как Антон Быстрый, то и ссылка будет "Антон быстрый". Она соответствует началу, туда куда попадает пользователь сразу после регистрации.

Ситуация N3: Совещание на послезавтра

Секретарь фирмы "Снег", Люда Черненко пришла в понедельник на работу. Как всегда без опозданий - шеф это НЕНАВИДИТ! Несколько минут на кофе и зеркало - вот и началась трудовая неделя. "Людочка",-набрал по внутреннему директор,-"Назначьте начальникам отделов совещание у меня. В среду, часиков на 12". Дело привычное, можно обзвонить всех по-телефону, разослать "мыло", телеграммы, обьявить о совещании по громкой связи или просто просигналить тремя красными ракетами - по договоренности. Людмила поступает по-другому, входит в систему и попадает на свою персональную страницу. Все, что нужно, это щелкнуть на ссылке "Создать новое событие", в календаре, в среду (сразу под названием дня. Имеет вид цифровой даты - 05/01/2004). И заполнить нужные поля.

Теперь главный бухгалтер, Оксана Милая, увидит в своем календаре соответствующее напоминание. Кроме этого, всем участникам придет электронное письмо (обратите внимание на поле "Приглашение по E-mail", на предыдущем рисунке.)

Ситуация N4: Работаем по расписанию

А еще можно планировать циклические события. Такие-как еженедельные, по-пятницам, совещания. И тоже очень просто. Нажимаем в календаре на ссылку день недели - "Пятница". Вы попадете в окошко. Слева две ссылки - "Добавить"(Добавить одноразовое событие. С этим вы уже знакомы) и "Новое (повтор)"(Добавляет циклическое событие). Выбираем последний вариант, и в соответствующем диалоге заполняем нужные поля.

Соответствующее сообщение теперь будет отображаться в календаре группы Управление.

Ситуация N5: Замочная щель

Если между некоторыми сотрудниками фирмы планируется тесная взаимосвязь (в рамках TUTOS), то рекомендуется создать список отслеживания. То есть вы сможете получать быстрый доступ к календарю, задачам, заметкам другого сотрудника. Прием, сильно облегчающий навигацию в лабиринте ссылок. Для этого найдите нужного человека с помощью поиска (ситуация N1), откройте его запись, щелкнув в колонке "Имя". Теперь слева появилась команда - "Добавить отслеживание".

Ситуация N6: Ставим задачу

В другом случае, директор, возможно, сам захочет поставить задачу секретарю. Например, ему нужны телефоны всех сотрудников - рабочие и домашние. В виде брошюры или файла - не важно. Работа по сбору информации назначается Черненко, на это выделяется 10 часов. Но все-таки, нужно справиться к концу рабочей недели. Директор поступает следующим образом. Входит в CRM, и в левом фрейме щелкает по "Создать задачи". Вводит необходимые установки, как на рисунке, и отсылает запрос - кнопка "Послать". Готово.

Кстати, Антон (директор) теперь может уехать из офиса на несколько дней в командировку, а про поставленную задачу Люда узнает все равно. Увидит ее в своем календаре. Если Людмила прилежный исполнитель, и в понедельник потратила, 3 часа из запланированных 10 на данную задачу, то может поставить об этом в известность директора. Всегда-ведь полезно знать как продвигаются работы. Сделать это просто. Секретарь щелкает по ссылке "Телефоны"(отражается в календаре). Сначала откроется окошко "Подробнее о задаче: Телефоны"(смотрите через один рисунок), с подробной информацией. И теперь, чтобы скорректировать состояние выполнения она, в левом фрейме, выбирает "Редактировать". Возникнет такое-же окно, как на рисунке "Создание задачи для секретаря". И в поле "Обьем выполненных работ", можно ввести нужное значение - 3. Это сколько было затрачено времени. Но как часто бывает, в процессе выполнения возникают непредвиденные обстоятельства, трудности. С этой целью введено поле "Volume to do" - объем оставшихся работ. Если дело двигалось по плану, тогда осталось 10-3=7 часов.

Ситуация N7: Контролируем состояние задачи

После того, как директор вернулся из двухдневной командировки, он естественно захочет справиться, на сколько выполнены поставленные им задачи. Конкретно по созданию телефонного справочника, порученной секретарю. Предположим, Люда Черненко уже добавлена в список отслеживания. Это значит, что Антону нужно нажать на ссылку "Список", и из предоставленного списка выбрать интересующую персону. Таким образом он попадет в раздел информации о Черненко.

Слева нужная ссылка - "Обзор задач". А следующее окно покажет, на сколько готова телефонная книга.

Ситуация N8: Создаем проект

Это самый сложный и самый функциональный объект программы. Его цель - объединение других подобьектов: задач, документов, ошибок, заметок. Что, в результате, позволяет эффективно обмениваться оперативной информацией между всеми участниками. Если пользователь, желает создать новый проект, подчиненный ему, то для этого нужно выбрать ссылку "Проекты & Продукты" а потом "Добавить".

Описание проекта позволяет выбрать множество опций и уточнений. Но принципиальных значений не очень много. Это конечно дата начала и конца работ, роль в проекте. Если вся информация указана, можно нажать "Послать".

В нижней части персональной странице, теперь будет отражаться вся информация, относящаяся к данному проекту. Вы сможете получать быстрый доступ к нужной информации, просто нажав на интересующую ссылку.

Теперь, руководитель проекта может создать задачи, относящиеся к этому проекту, и назначить соответствующих исполнителей. Откройте проект, нажав на его ссылку на персональной странице. В левом фрейме будет ссылка "Создать задачи"(Будьте внимательны, не "Обзор задач", а именно "Создать задачи". Она находиться ниже.)

Вы уже знакомы с процедурой создания задач. Не будем останавливаться на этом вопросе подробно. Скажем только, что ее цель - организовать тендер среди студий занимающихся разработкой макетов продукции. Задачу, естественно, можно кому-то поручить. Пусть, это будет, начальник отдела дизайна И. Сагайдак. На его персональной странице, в календаре, появиться напоминание. Изучив его подробнее, И. Сагайдак, решит, что не разумно приглашать к участию все дизайн-студии. Несколько из них тесно сотрудничают с конкурентами или по другим причинам. Как об этом не забыть? Для этого есть заметки. И в программе TUTOS тоже. Заметки не существуют сами по-себе. Они привязываются к определенному проекту. По-этому и создавать их нужно соответственно. Выбираем проект, а потом ссылку "Создать заметку". Когда будете это делать, обратите внимание на поле "Напоминание". Оно служит для отправки по e-mail письма с напоминанием о заметке.

Подобным образом, можно "привязать" к проекту и еще две вещи - документ и ошибку. Ошибки, конечно, вещи неприятные, но без них все равно не обойтись, правда? Другие-же люди, принимающие участие в работе, смогут вовремя узнать о существующих трудностях.

То как полезно иметь быстрый и удобный доступ к различным файлам и документам вы понимаете. Вот еще одна выгода использования такой системы.

Источник: http://www.cpp.com.ua/?in=kpp_show_article&kpp_art_ID=130&_by_id=2&_C ATEGORY=10&_Theme_Name=%D2%E5%F5%ED%EE%EB%EE%E3%E8%E8